S’il s’agit d’une tâche fastidieuse voire parfois même rebutante, l’élaboration d’un cahier de charges vous permet de bien préparer votre participation à un salon.
En effet, il sera indispensable à la réussite de votre participation et à la conception d’un stand sur mesure et correspondant à vos exigences. Voici donc toutes les clés pour élaborer un cahier de charges complet et bien détaillé.
L’identité de votre entreprise
Qui êtes-vous ? Que propose votre entreprise ? Quelle est son histoire ? Comment se distingue t-elle sur son marché ?
Le fait de présenter votre entreprise permet à votre prestataire standiste de mieux vous cerner et de s’appuyer sur des éléments concrets pour mettre en valeur votre image et vos promesses commerciales.
Commencez, par renseigner quelques éléments historiques de l’entreprise, à savoir :
- La date de création
- L’image de marque (un prisme de marque peut être utile)
- Le nombre d’employés
Présentez ensuite votre secteur d’activité, le ou les marchés que vous occupez, votre offre de produits ou de services, etc.
N’omettez pas de communiquer le message principal à véhiculer durant de votre présence sur le salon : pour ce faire, n’hésitez pas à fournir des éléments parlants comme une liste de mots-clés ou un moodboard à votre standiste.
L’objet de votre participation au salon
Cette partie englobe le type de salon auquel vous souhaitez prendre part, votre historique de participation sur d’autres salons ainsi que le profil de prospects que vous souhaitez toucher. Le tout, couronné par vos objectifs commerciaux :
- Accroître votre notoriété ?
- Vous faire connaître alors que vous venez de vous lancer ?
- Vendre vos produits/services ?
- Communiquer sur un nouveau produit/service ?
Quel but doit servir votre futur stand ? Doit-il être optimisé pour la démonstration ? Pour l’échange ? Voici autant d’informations dont votre prestataire va avoir besoin pour créer un stand pertinent et à votre image.
Les caractéristiques de votre stand
Même si le résultat final dépendra surtout de la créativité et du savoir-faire de votre standiste, il convient de décrire les spécificités souhaitées pour votre stand.
Vos contraintes techniques et l’aménagement du stand
A chaque salon sa réglementation. Aussi, il vous faudra vous référer à ce dernier avant de spécifier votre contraintes techniques :
- La superficie à votre disposition
- Les dimensions souhaitées de votre stand
- L’utilisation ou non du plafond
- L’aménagement du stand (répartition des espaces, mobilier, accessoires, etc)
- La disposition du stand (circulaire, sur deux allées, en ligne, etc)
L’aspect esthétique de votre stand
L’habillage et le design de votre stand sont primordiaux pour marquer les esprits de vos prospects. Ils doivent bien évidemment refléter vos valeurs, votre identité, votre image d’entreprise.
Tout d’abord, votre prestataire aura besoin de votre charte graphique complète (polices, logos, éléments distinctifs) ainsi que du type d’éléments de signalétique à intégrer en fonction (kakemonos, panneaux suspendus, etc)
D’autre part, vous pouvez inclure un moodboard des stands qui vous ont marqué, et que vous avez jugé impactants.
Le parcours client
L’expérience client est un axe essentiel de votre participation. On entend par ici :
- Les points de contact entre vous et votre prospect
- La manière dont ces derniers vont vous trouver sur le salon
- Les animations sur votre stand
Comment les prospects seront-ils amenés à échanger avec vos hôtes et hôtesses ? Comment vont-ils investir votre stand et pendant combien de temps ?
Enfin, n’oubliez pas de renseigner le budget que vous souhaitez investir dans la conception de votre stand et que la réussite de ce dernier dépend également des précisions et des indications que vous fournissez à votre prestataire.