Quel que soit la nature de l’événement commercial que vous souhaitez organiser, la rigueur et la patience seront de mise.
En effet, la réussite d’une soirée professionnelle, d’une conférence ou encore d’un salon nécessite beaucoup de préparation.
Dans tous les cas, de tels événements font partie intégrante d’une stratégie de communication destinée à valoriser votre marque.
Préparez votre check-list : voici 10 points auxquels penser pour organiser un événement commercial réussi.
Vos objectifs : Où ? Quand ? Comment ?
Bienvenue à la case départ, celle du questionnement fondamental. Il s’agit avant tout de vous fixer des objectifs réalisables, dans l’idéal fondés sur la méthode SMART (des objectifs Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, Temporels)
Quelques questionnements préalables :
- Quelle est la nature de votre événement ?
- Quel message souhaitez vous véhiculer ?
- Quelles sont vos ambitions générales ?
- Quels sont les ressources à votre disposition (budget, humaines…)
Une fois les “contours” de votre événement esquissés, vous pourrez fixer vos objectifs en terme de chiffres, d’actions et de résultats.
Votre cible : qui allez-vous convier?
Vos invités seront les acteurs de la réalisation de vos objectifs. Qui sont-ils et pourquoi devraient-ils se rendre à votre événement ?
Cette réflexion devrait vous permettre de dégager plusieurs questionnements relatifs à la définition et à la segmentation de votre cible :
- Quelle est la nature de votre cible ? (interne, externe…)
- Comment communiquer avec votre cible ? (mailing, réseaux sociaux, etc…)
- Comment convaincre votre cible de participer ?
- Que pouvez-vous apporter de concret à votre cible par le biais de cet événement ?
D’autre part, vous devrez également vous poser la question du nombre d’invités conviés et du taux de no-show (d’invités absents) estimé pour ajuster la logistique de l’événement.
Votre budget : combien coûte votre événement ?
Les moyens financiers à votre disposition sont-ils à la hauteur de vos ambitions ?
Afin de le savoir, créez un document Excel où vous listerez tous les postes de dépenses prévus en n’omettant pas de déterminer les volumes nécessaires, le coût estimé ainsi que le coût réel de vos prestations.
Tout doit être indiqué, de la réalisation des stands à la restauration, en passant par l’audiovisuel et le transport des structures et décorations envisagés.
En cas de difficulté à trouver des financements, songez au sponsoring.
Le timing : quand doit avoir lieu votre événement ?
Afin de garantir le succès de votre événement éviter de positionner ce dernier :
- Durant les grandes vacances.
- Lors des pics d’activité de vos fournisseurs.
- Trop proche d’un événement concurrent.
- Lors des compétitions sportives nationales/mondiales majeures.
Votre événement doit s’inscrire comme une priorité pour vos invités.
Le lieu : quel sera l’endroit idéal ?
Le lieu idéal est celui qui fait sens quant à la nature de votre événement.
Vous souhaitez organiser un événement thématique ? Faites le choix d’un lieu atypique pour surprendre vos convives.
Privilégiez toujours un lieu correspondant à votre nombre d’invités estimé.
Nota bene : si vous faites le choix d’un lieu extérieur, prévoyez une solution de repli en cas de pluie.
Les stands : quel univers souhaitez-vous créer ?
Les stands font partie intégrante des installations à intégrer à vos événements.
Ils peuvent mettre en avant vos couleurs, votre image, vos produits et services phares ou même vos nouveautés.
Il est primordial que vos stands correspondent à l’univers de votre entreprise et illustrent votre positionnement, les valeurs de votre marque.
Les hôtes : quel accueil réservez-vous à vos invités ?
A l’entrée comme à la sortie de votre événement commercial, les invités devront-être accompagnés.
Tout au long de votre événement, vos convives pourront également être guidés par des hôtes ou des hôtesses issus de votre propre entreprise ou d’une agence spécialisée.
Veillez à briefer vos équipes et à les positionner astucieusement sur les stands et aux endroits stratégiques.
La communication : comment vous faire connaître ?
Il existe une multitude de manières de faire connaître votre événement commercial. Bien évidemment, votre communication devra correspondre à la nature et au thème de ce dernier.
Si une stratégie d’emailing couplée à une invitation papier et une communication bien menée sur les réseaux sociaux semble être la clé, vous pouvez également opter pour :
- Un mini-site éphémère avec toutes les informations relatives à votre événement
- Des actions de street-marketing : tracts, clean tags, etc.
- Des partenariats avec des acteurs connus de votre cible, notamment des influenceurs
Nota bene : N’arrêtez pas de communiquer après votre événement et n’oubliez pas de bien relayer les temps forts de ce dernier sur les réseaux sociaux.
L’après : comment savoir si votre événement a été un succès ?
Si les chiffres ne mentent pas, il est toujours intéressant de recueillir l’opinion des participants. Un petit questionnaire d’évaluation communiqué à vos visiteurs s’impose.
Quelques exemples de points à aborder :
- L’indice de satisfaction générale
- La pertinence et la qualité de l’événement et des manifestations proposées
- La propreté des lieux
- Le temps consacré au networking
- La possible réinscription à une prochaine édition de l’événement
- Etc…
L’imprévu : comment anticiper les possibles difficultés ?
Rien ne se passe jamais exactement comme annoncé mais ne vous laissez pas déstabiliser car imprévu ne rime pas avec échec.
Toutefois, afin de vous prémunir de tout incident, veillez à être clair dans le brief communiqué à vos équipes et ne manquez pas de prendre part directement à votre événement pour vérifiez que tout se passe bien.
Faites-vous confiance, vous saurez très vite déceler les situations délicates et trouver des solutions.
L’organisation d’un événement commercial peut prendre beaucoup de temps et d’énergie et nécessite d’être bien entouré et bien conseillé.
N’hésitez pas, pour ce faire, à faire appel à une agence spécialisée qui saura vous aiguiller à chaque étape.